Nhiều khó khăn trong quá trình triển khai
Việc Bộ Tư pháp triển khai đưa vào sử dụng phần mềm đăng ký khai sinh không những đảm bảo thi hành một cách đồng bộ Luật Hộ tịch và Luật Căn cước công dân mà còn giúp các cơ quan quản lý, đăng ký hộ tịch nói chung và khai sinh nói riêng trên toàn quốc (từ cấp Trung ương đến cơ sở) có thể theo dõi được toàn bộ quá trình quản lý, đăng ký thông tin khai sinh của các cơ quan trực tiếp thực hiện đăng ký khai sinh, cũng như thực hiện tra cứu chéo, đảm bảo không xảy ra trường hợp một công dân được đăng ký khai sinh tại nhiều nơi.
Thực hiện kế hoạch triển khai thí điểm phần mềm đăng ký khai sinh, từ 1/1/2016, toàn bộ các Phòng Tư pháp cấp quận, huyện và UBND cấp xã, phường của thành phố Hà Nội đã đưa vào sử dụng phần mềm đăng ký khai sinh. Tính đến ngày 29/11/2016, sau 11 tháng triển khai, Hà Nội đã tiến hành đăng ký khai sinh mới cho 115.946 trường hợp, trong đó số đăng ký khai sinh được cấp số định danh cá nhân là 115.405 trường hợp, còn lại 41 trường hợp không cấp số định danh cá nhân là do trẻ em có quốc tịch nước ngoài hoặc do thuộc trường hợp đăng ký khai sinh mới cho người trên 14 tuổi.
Chánh Văn phòng Sở Tư pháp Hà Nội Tạ Mai Vũ cho biết: Quá trình triển khai tại một số địa phương còn chưa chú trọng quan tâm đầu tư cơ sở vật chất và đào tạo nhân lực, khiến cho công tác này còn chậm triển khai, chưa đạt hiệu quả như mong muốn. Thêm vào đó, tại một số huyện, cán bộ tư pháp đã có tuổi, kỹ năng sử dụng máy tính hạn chế, dẫn đến ngại thực hiện ứng dụng phần mềm mới cho người dân. Thậm chí, tại nhiều xã vùng sâu, vùng xa, điều kiện kinh tế khó khăn, người dân chưa được tiếp cận được các thông tin, chưa trang bị được máy tính nên vẫn phải đến trụ sở xã, phường để thực hiện kê khai đăng ký khai sinh cho con em mình, trong khi mục tiêu hướng tới là người dân có thể tự kê khai đăng ký khai sinh trực tuyến ngay tại nhà, để giảm thiểu việc đi lại, tiết kiệm thời gian, kinh phí cho người dân.
Mặt khác, theo quy định của Bộ Tư pháp, thực hiện đăng ký khai sinh trên phần mềm, các cán bộ tư pháp - hộ tịch cấp huyện và cấp xã có trách nhiệm cập nhật đầy đủ và chính xác thông tin của người được đăng ký khai sinh vào phần mềm đăng ký khai sinh và tiếp nhận số định danh cá nhân từ Bộ Công an (Trung tâm cấp số định danh quốc gia) và in giấy khai sinh, trích lục khai sinh (bản sao).
Song song với quy định này của Bộ Tư pháp, hiện tại, thành phố Hà Nội cũng đang triển khai dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 lĩnh vực tư pháp, trong đó riêng thủ tục đăng ký khai sinh mới được kết hợp liên thông cùng một lúc 3 thủ tục: Cấp giấy khai sinh, cấp thẻ bảo hiểm y tế và đăng ký hộ khẩu thường trú. Công dân chỉ phải thực hiện thủ tục là nộp hồ sơ một lần tại bộ phận tư pháp, các thủ tục còn lại tự hoàn tất, liên thông giữa các cơ quan hữu quan.
Việc song hành cả 2 thủ tục này đã khiến công tác đăng ký khai sinh trên địa bàn thành phố Hà Nội gặp nhiều khó khăn, vướng mắc. Điển hình là việc Bộ Công an cấp mã số định danh chỉ thông qua 1 đầu mối là Bộ Tư pháp, dịch vụ công trực tuyến của Hà Nội không có mã số định danh ấy vì đây là 2 phần mềm riêng rẽ. Cán bộ cấp xã ở Hà Nội phải sử dụng cả 2 phần mềm, một phần mềm đăng ký theo quy định của Bộ Tư pháp để lấy mã số định danh, sau đó vào phần mềm của dịch vụ công trực tuyến của Hà Nội để làm tiếp.
Giảm thủ tục, chủ động kết nối phần mềm
Nhằm khắc phục tình trạng cán bộ tư pháp cấp xã phải sử dụng đồng thời cả 2 phần mềm để thực hiện đăng ký khai sinh cho trẻ em, giúp giảm công đoạn, thủ tục hành chính không cần thiết… Sở Tư pháp Hà Nội đang phối hợp với Cục Công nghệ thông tin (Bộ Tư pháp) để thống nhất việc kết nối liên thông 2 phần mềm.
Chánh Văn phòng Sở Tư pháp Hà Nội Tạ Mai Vũ cho biết, dự kiến giữa tháng 12 tới, hai hệ thống phần mềm này sẽ được kết nối liên thông. Theo đó, quy trình để người dân Thủ đô thực hiện đăng ký khai sinh trực tuyến sẽ qua các bước sau: Công dân khai thông tin đăng ký khai sinh trực tuyến, thông tin sẽ được đưa vào trong hệ thống, chạy qua phần mềm của Bộ Tư pháp, cán bộ tư pháp sẽ dùng phần mềm của Bộ Tư pháp để thực hiện nghiệp vụ của mình, trong đó có việc cấp mã số định danh. Sau đó, thủ tục tiếp theo sẽ được cán bộ tư pháp chuyển quay lại phần mềm của thành phố, chuyển qua cơ quan bảo hiểm y tế (để cấp thẻ bảo hiểm y tế), rồi sang tiếp cơ quan công an (để đăng ký hộ khẩu thường trú). Người dân chỉ việc chờ khi có kết quả, sẽ mang sổ hộ khẩu và tờ khai thay đổi hộ khẩu đến cơ quan chức năng để được bổ sung nhân khẩu và mang giấy khai sinh về.
Đưa ra phân tích tổng quan, ông Tạ Mai Vũ đánh giá: Trên thực tế, hiệu quả việc triển khai thực hiện thí điểm áp dụng phần mềm đăng ký khai sinh tại các xã, phường, thị trấn tại Hà Nội còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố chủ quan. Tại một số quận, huyện, công tác này được triển khai tốt do chính quyền địa phương quan tâm tập trung đầu tư cơ sở vật chất, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ tư pháp, tuyên truyền phổ biến rộng rãi cho người dân nắm rõ và áp dụng thực hiện.
Đánh giá thêm về những khó khăn, vướng mắc trong quá trình thí điểm thực hiện đăng ký khai sinh tại Hà Nội, bà Nguyễn Thị Hằng (Trưởng phòng Hành chính – Tư pháp, Sở Tư pháp Hà Nội) cho biết: Sau 11 tháng triển khai thí điểm tại Hà Nội đã thống kê được một số sai sót tồn tại khi nhập dữ liệu khai sinh. Trong đó có trường hợp phải hủy hồ sơ và số định danh cá nhân do ghi sai giới tính, nhiều trường hợp phải sửa lại thông tin khai sinh... Sau khi tiến hành rà soát toàn bộ việc áp dụng thí điểm phần mềm đăng ký khai sinh tại thành phố Hà Nội, Sở Tư pháp nhận thấy các sai sót nêu trên chủ yếu diễn ra trong những ngày đầu tiên sử dụng phần mềm và sai sót là do cán bộ tư pháp đánh sai thông tin (ví dụ như nhập giới tính nam thành nữ…). Ngoài ra, còn có một số trường hợp do công dân cung cấp sai thông tin hoặc công dân muốn bổ sung thêm nội dung. Trong khi đó, phần mềm đang ứng dụng lại chưa có tính năng cho phép cán bộ tư pháp hộ tịch cấp xã, phòng tư pháp cấp huyện, Sở Tư pháp sửa những sai sót trên phần mềm. Mặt khác, theo đánh giá, với số lượng đăng ký khai sinh tại Hà Nội rất nhiều, áp lực công việc lớn nên nhiều trường hợp khó tránh khỏi việc xảy ra sai sót.
Khắc phục những vướng mắc này, thời gian qua, Sở Tư pháp Hà Nội đã tổ chức nhiều lớp tập huấn, bàn bạc tháo gỡ những khó khăn theo đề xuất của các đơn vị ở cơ sở và trao đổi, rút kinh nghiệm thường xuyên trong quá trình triển khai thực hiện, nhằm giảm tối đa thủ tục, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân. Đồng thời, trong thời gian tới sẽ tăng cường phối hợp với Cục Công nghệ thông tin (Bộ Tư pháp) để nghiên cứu và bổ sung, chỉnh sửa phần mềm cho phù hợp với thực tế, từng bước đưa công tác đăng ký khai sinh và cấp số định danh cá nhân vào nề nếp.
